Viðbragðsáætlun Háskóla Íslands

Tilgangur og gildissvið

Það er stefna stjórnenda Háskóla Íslands að hafa virka viðbragðsáætlun. Til að framfylgja þessari stefnu er gert ráð fyrir því í fjárhagsáætlunum að veita fjármunum til viðhalds áætlunarinnar og viðbragðs í kjölfarið. Gert er ráð fyrir stöðugu viðhaldi og reglulegum prófunum í verkefnaáætlunum starfsmanna.

Viðbragðsáætlunin segir fyrir um skipulag og stjórnun aðgerða ef hættuástand eða ógn skapast í byggingum háskólans eða á háskólasvæðinu eða hvar sem fólk er að störfum á vegum Háskóla Íslands. Markmiðið er að tryggja fumlaus viðbrögð og að nauðsynleg aðstoð berist á sem skemmstum tíma

Viðbragðsáætlun þessi er til leiðbeiningar um fyrstu viðbrögð en felur ekki í sér endanleg fyrirmæli. Þannig getur stjórnandi aðgerða ákveðið breytingu á skipulagi með tilliti til ástands og aðstæðna hverju sinni.

Endurskoðun og prófun

Neyðarstjórn felur öryggisnefnd skólans að yfirfara áætlunina annað hvert ár og gera tillögu að uppfærslum og lagfæringum ef ástæða þykir til. Almennt eru viðbragðsáætlanir endurskoðaðar í samræmi við reynslu, skýrslur, prófanir og breytingar sem kunna að vera gerðar innan skólans. Áætlanir skal yfirfara strax að lokinni æfingu og/eða ef þær hafa verið virkjaðar. Halda skal æfingu á tveggja ára fresti.

Neyðarstjórn

Ábyrgð

Neyðarstjórn ber ábyrgð á virkni viðbragðsáætlunar og aðgerðaáætlana.

Hlutverk neyðarstjórnar

• Samhæfir aðgerðir, samskipti og upplýsingagjöf innan stofnunarinnar og utan.

• Leitar leiða og tekur ákvarðanir um hvernig starfsemin er aðlöguð að breyttu umhverfi til lengri eða skemmri tíma.

• Samhæfir samskipti við fjölmiðla, viðbragðsaðila og aðra aðila eftir því sem við á

• Sér um samskipti við ráðuneyti og aðrar stofnanir er málinu tengjast.

Boðun neyðarstjórnar

Neyðarstjórn kemur saman að boði rektors. Fundir neyðarstjórnar geta verið stað- eða fjarfundir, allt eftir efnum og aðstæðum.

Skipan neyðarstjórnar

Þrír starfsmenn eiga fast sæti í neyðarstjórn og hafa sér til aðstoðar aðra þrjá starfsmenn. Aðrir eru eru kallaðir til eftir því sem þörf krefur.

• Rektor, kallar saman neyðarstjórn og verkstýrir henni.

• Aðstoðarrektor kennslu og þróunar, er fyrsti staðgengill rektors

• Aðstoðarrektor vísinda, er annar staðgengill rektors

• Framkvæmdastjóri miðlægrar stjórnsýslu

• Sviðsstjóri framkvæmda og tæknisviðs er staðgengill hans.

• Formaður öryggisnefndar

• Nefndarmenn í öryggisnefnd eru staðgenglar hans

Aðstoðarmenn neyðarstjórnar:

• Skrifstofustjóri rektorsskrifstofu

• Er ritari neyðarstjórnar

• Fulltrúi Markaðs- og samskiptasviðs

• Er rektor til ráðgjafar um samskipti og upplýsingagjöf

• Verkefnastjóri öryggismála

• Viðheldur boðunarlistum neyðarstjórnar

• Tekur saman gögn til greiningar og stýrir endurmati

Aðrir sem kallaðir eru til eftir atvikum:

• Sviðstjórar stjórnsýslusviða

• Forsetar fræðasviða

• Ráðgefandi sérfræðingar

• Fulltrúar stúdenta

• Fulltrúar ráðuneytis

• Aðstæður, staðhættir, alvarleiki og umfang atviks ráða hvort styrkja þarf hópinn frekar.

Samskipti

Boðun

• Neyðarstjórn hefur aðgang að boðunarlistum og getur brugðist við með því að senda boð til lykilstarfsmanna sem komið geta skilaboðum áleiðis í samráði við neyðarstjórn.

• Allir boðunarlistar eru geymdir á öryggisvef háskólans og er haldið við þar. Boðunarlistar skulu aldrei geymdir inni í skjölum sem ætla má að séu prentuð út.

• Upplýsingar um ábyrgðarmenn deilda, bygginga og sérrýma eru sömuleiðis geymdar á öryggisvef háskólans.

• Sérstakur boðunarlisti er skráður í bjargargrunni Neyðarlínunnar og er honum haldið við af sama starfsmanni og aðrir boðunarlistar.

Upplýsingar innan stofnunar

• Upplýsingum um atburði/atvik eru send starfsfólki um leið og áreiðanlegar upplýsingar liggja fyrir. Eftir því sem atvik skýrast er upplýsingum komið til starfsfólks.s

• Markmiðið er að upplýsa starfsfólk og koma í veg fyrir að sögusagnir komist á kreik.

• Leiðir til að upplýsa starfsfólk eru tölvupóstur og fréttir á uglu, einnig er mögulegt að senda skilaboð á upplýsingaskjái út um byggingar.

• Neyðarstjórn getur í samráði við neyðarlínu sent GSM skilaboð til síma sem eru innan háskólasvæðisins.

Upplýsingar til fjölmiðla

• Sérstakur fjölmiðlatengiliður sér um samskipti við fjölmiðla (Aðstoðarmaður rektors?)

• Markmið vandaðrar upplýsingagjafar og góðra tengsla við fjölmiðla er að tryggja að réttar upplýsingar nái til allra viðeigandi markhópa eins fljótt og auðið er.

• Allar upplýsingar til aðstandenda og almennings verða að vera trúverðugar og áreiðanlegar. Sögusagnir og vangaveltur eiga ekki við.

• Mikilvægt er að vernda einstaklinga fyrir óviðeigan fjölmiðlaumfjöllun sem getur skapast.

• Mikilvægt er að hafa gott samráð um samskipti við fjölmiðla á meðan á aðgerð stendur og eftir að henni lýkur.

Aðgerðaáætlanir

Gerðar eru sérstakar aðgerðaáætlanir fyrir mismunandi atvik eða atburði sem ætla má að geti átt sér stað. Ætlast er til að aðgerðaáætlanir séu stuttorðar og hnitmiðaðar og að í þeim sé ákvæði sem lýsir hvenær og hvernig viðbragðsáætlunin er vikjuð og hver gerir það. Nánar er fjallað um gerð aðgerðaáætlana í sérstöku skjali 

Helstu atvik sem geta kallað á virkjun viðbragðsáætlana eru eftirfarandi.

Hópslys

• Þar sem nokkrir eða margir verða fyrir skaða vegna slyss

• Umferðarslys, náttúruhamfarir, efnaslys o.s.frv.

• Atvik sem líklegt er að kalli á virkjun hópslysaviðbúnaðar almannavarna en hlutverk starfsmanna skólans er fyrst og fremst að veita viðbragðsaðilum upplýsingar og aðstoð eftir megni.

Óhapp eða slys í rannsóknaleiðangri/vettvangsferð

• Þar sem einn eða fleiri slasast eða ferðin stöðvast vegna atviks.

• Árekstur, festa, bilun o.s.frv.

• Atvik þar sem líklegt er að kalla þurfi eftir aðstoð björgunarsveita.

Ofbeldi

• Atvik þar sem einn eða fleiri gerendur ráðast gegn öðrum, einum eða fleiri

• Hótanir, sjálfsvígshótanir, árás eða gíslataka

• Atvik sem kalla á umsvifalaus viðbrögð lögreglu

Innbrot, skemmdarverk eða þjófnaður

• Atvik þar sem verðmæti eru skemmd eða tekin ófrjálsri hendi

• Innbrot, þjófnaður, netárásir/tölvuglæpir o.s.frv.

• Atvik sem eru kærð til lögreglu

Mengunarslys

• Þegar grunur vaknar um bráða lýðheilsuógn á háskólasvæði eða í vettvangsferðum.

• Veikindi, matareitrun, aðrar eitranir.

• Atvik sem kalla á viðbragð heilbrigðiskerfis, sjúkraflutninga og/eða björgunarsveita

Sjúkdómsfaraldur

• Þegar alþjóðastofnanir lýsa yfir sjúkdómsfaraldri

• Almannavarnir gefa út fyrirmæli sem takmarka samkomur og skólahald

• Atburðir sem kalla á breytingar á skipulagi skólastarfs um lengri eða skemmri tíma.

Náttúruhamfarir

• Atvik þar sem náttúruhamfarir ógna lífi og heilsu nemenda og starfsmanna, hvort sem er í rannsóknaleiðöngrum eða á háskólasvæðinu.

• Atvik þegar tjón verður á byggingum vegna jarðskjálfta, ofanflóðs, óveðurs eða vatnsflóðs sem raskar starfsemi stofnunarinnar verulega.

• Viðbrögð sem kalla á samhæfingu nokkurra stofnana skólans og viðbragðsaðila, einkum björgunarsveita og slökkviliðs.

Eyðilegging eða tjón á byggingum

• Atvik þar sem skólabygging verður fyrir tjóni vegna bruna, efnaslyss, sprengingar o.s.frv.

• Lífi og heilsu starfsfólks og nemenda er mögulega ógnað

• Atvik sem ætla má að raski starfsemi í byggingunni um lengri eða skemmri tíma

• Viðbrögð kalla á samhæfingu nokkurra stofnana skólans og viðbragðsaðila, einkum slökkviliðs.

Upplýsingaöryggi

• Það er stefna stjórnenda skólans að hafa á hverjum tíma virka aðgerðaráætlun sem mun stuðla að skjótri og öruggri endurreisn grunn upplýsingakerfa skólans. Gert ráð fyrir því í verkefnaáætlun starfsmanna að þeir sjái sérstaklega um reglulegar prófanir og stöðugt viðhald.

• Staðallinn ISO/IEC 27001 er lagður til grundvallar að mótun stjórnkerfis öryggismála með það í huga að framfylgja þeim stefnum sem stjórnkerfið byggir á.

• Tilgangur aðgerðaráætlunarinnar er að minnka áhrif áfalla á rekstur upplýsingakerfa skólans og stytta þann tíma sem það tekur að koma rekstri upplýsingakerfa af stað aftur eftir meiriháttar áfall. Tilvist aðgerðaráætlunar mun einnig ýta undir öruggt rekstrarumhverfi upplýsingakerfa með því að minnka hættuna á áföllum og stuðla að samfelldum rekstri.

• Aðgerðaráætlun upplýsingaöryggis er stjórnunarlegt skipulag og ætlað að takast á við stjórnun mismunandi neyðarstiga. Áætlunin nær ekki yfir viðskiptaleg áföll sem skólinn kann að verða fyrir. Þessi áætlun nær heldur ekki yfir þann tölvubúnað sem notaður er fyrir almennt skrifstofuhald skólans.

• Aðgerðaráæltun upplýsingaöryggis er nánar lýst í skjalinu Aðgerðaráætlun upplýsingaöryggis. Ábyrgðarmaður er sviðstjóri upplýsingatæknisviðs, skjalið skal vera rýnt og samþykkt af Persónuverndar- og upplýsingaöryggisnefnd.
   

Bilanir í kerfum

• Bilanir í innanhúskerfum háskólans.

• Loftræstikerfi, varaafl, hitakerfi, rafkerfi o.s.frv.

• Viðbragð er útkall starfsmanna og/eða verktaka til að bjarga verðmætum og starfsemi.

Athugasemdir eftirlitsaðila

• Opinber eftirlitsaðili gerir athugasemd við ástand mála hjá háskólanum.

• Eldvarnaeftirlit, heilbrigðiseftirlit, vinnueftirlit o.s.frv.

• Viðbragð getur þarfnast breytinga á húsnæði

• Kallar á samstillt átak nokkurra stofnana skólans og ábyrgðarmanna þeirra rýma sem athugasemdir eru gerðar við